Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan merupakan badan hukum publik yang bertugas melindungi seluruh pekerja melalui 4 program jaminan sosial ketenagakerjaan yaitu: jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, jaminan hari tua dan jaminan pensiun. BPJS Ketengakerjaan memberikan layanan kepesertaan bagi tenaga kerja maupun perusahaan. Peserta yang akan menerima BPJS Ketenagakerjaan yaitu: Penerima Upah, Bukan Penerima Upah, Jasa Konstruksi, dan Pekerja Migran Indonesia. Penyelenggaraan program jaminan sosial merupakan salah satu tanggung jawab dan kewajiban negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat.
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbarriau adalah salah satu kantor wilayah yang menangani beberapa kantor cabang dan kantor cabang perintis di wilayah sumbarriau. BPJS Ketenenagakerjaan memiliki beberapa bidang salah satunya bidang IT (Information Technology). Bidang IT (Information Technology) BPJS Ketenagakerjaan Kanwil Sumbarriau bertanggung jawab untuk membantu karyawan BPJS Ketenagakerjaan yang berkaitan dengan IT dan membuat aplikasi yang dibutuhkan BPJS Ketenagakerjaan Kanwil Sumbarriau.
BPJS Ketenagakerjaan Kanwil Sumbarriau memiliki beberapa sistem yang berfungsi sebagai media informasi dan sebagai media kerja yang akan mempermudah seluruh karyawan-karyawan BPJS Ketenagakerjaan Kanwil Sumbarriau. Salah satu sistem yang ada yaitu sistem kearsipan yang berfungsi untuk melakukan pendataan atau rekap surat. Sejauh ini sistem ini hanya bisa diakses oleh orang-orang yang berkepentingan dengan kearsipan dan surat-menyurat di Kanwil Sumbarriau seperti Sekretaris, Penata Madya Kearsipan Wilayah, dan Bidang IT. Namun sistem kearsipan tersebut memiliki kekurangan, diantaranya belum memiliki halaman untuk user atau seluruh karyawan BPJS Ketenagakerjaan Kanwil Sumbarriau. Sejauh ini pencatatan peminjaman surat oleh karyawan BPJS Ketenagakerjaan Kanwil Sumbarriau masih dilakukan secara manual dengan cara menemui Bidang Penata Madya Kearsipan Wilayah.
Dari penjelasan tersebut maka dibuatlah laporan kerja praktik ini dengan judul ”Perancangan Sistem Kearsipan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbarriau (Modul : User)” untuk dapat memudahkan karyawan dalam melakukan peminjaman surat dan memudahkan karyawan dalam melihat daftar surat-surat yang akan dipinjam.