PT Inecda Plantations adalah perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan kelapa sawit dan pengolahan minyak sawit mentah (CPO) / minyak inti sawit (OK). Di dalam PT Inecda Plantations keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah pekerjaan. Tetapi, ada beberapa kegiatan yang masih menggunakan cara manual dan data yang digunakan jumlahnya sudah ratusan atau bahkan ribuan, tentu saja ini membuat SDM yang mengolah data tersebut akan merasakan jenuh dan lama kelamaan informasi yang dihasilkan menjadi tidak akurat lagi. Salah satu sumber informasi dalam PT Inecda Plantation yang paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip surat.
Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada PT Inecda Plantations dilakukan secara manual. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penginputan dan penyimpanan dokumen masih berbentuk buku. Sangat sulit untuk mencari dokumen yang sudah lama sebab harus membuka terlebih dahulu data lama dan mencarinya satu persatu. Kesuliatan ini membuat surat masuk dan surat keluar sering kali hilang dan rusak. Oleh karena itu diperlukan suatu pengolahan data yang lebih canggih dengan menggunakan komputer.
Berdasarkan masalah yang telah dijabarkan diatas, diperlukan sebuah sistem yang dapat membantu dalam proses pengolahan data pengarsipan surat yaitu, “Sistem Pengarsipan Surat Pada PT Inecda Plantations Berbasis Website (Humas dan CSR)”.