Politeknik Caltex Riau merupakan instansi pendidikan
yang mempunyai Visi “ Diakui sebagai Politeknik unggul yang
mampu bersaing dalam bidang teknologi dan bisnis terapan
pada tingkat Nasional maupun ASEAN tahun 2023”. Untuk
mewujudkan visinya Politeknik berusaha untuk menghasilkan
lulusan atau sumber daya yang handal, memiliki keahlian dan
mampu berkompetensi di dunia kerja saat ini. Dalam rangka
mewujudkan visinya maka Politeknik Caltex Riau mengadakan
mata kuliah kerja praktik. Dimana kerja praktik atau magang
ini adalah salah satu kegiatan akademik yang bertujuan
memberikan pengalaman bekerja kepada mahasiswa. Kerja
praktik dapat dilakukan dengan ketentuan untuk Diploma III
dilakukan setelah menempuh semester 4 dan untuk Diploma IV
dilakukan setelah menempuh semester 6 dan durasi kerja
praktik dilaksanakan 4 sampai 6 bulan. Melalui kerja praktik
ini mahasiswa dapat mengimplementasikan teori maupun
praktikum ke dalam dunia nyata dan kerja praktik dapat
menambah pengetahuan, wawasan, dan pengalaman kerja
untuk bersaing di dunia kerja.
2
CV.Syams Teknologi adalah perusahaan yang
berlokasi di pekanbaru yang bergerak dibidang teknologi
informasi dengan fokus utama sebagai pengembang sistem
berbasis komputer dan memahami serta memenuhi segala
kebutuhan perusahaan dari semua lini industri dan bisnis di
Indonesia, seperti Industri kesehatan, pendidikan dan
transportasi. Dalam bidang kesehatan diperlukan peran
teknologi untuk mempermudah proses pengarsipan surat yang
ada di Rumah Sakit.
Surat merupakan salah satu sarana dalam
berkomunikasi dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang
disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan,
permohonan, undangan, ataupun perintah. Walaupun saat ini
teknologi sudah berkembang pesat, namun surat masih tetap
menjadi sarana penting bagi setiap instansi. Oleh karena itu,
setiap aktivitas terkait dengan persuratan (surat masuk dan
surat keluar), manajemennya harus di lakukan dengan benar.
Pengarsipan surat secara hardcopy sangat sulit untuk
dicari jika dibutuhkan dalam waktu yang cepat. Perlu suatu
sistem informasi yang memudahkan dalam pengarsipan surat
masuk dan surat keluar. Sistem informasi ini bertujuan untuk
meningkatkan efesiensi dan ketepatan dalam pengarsipan surat.
Berdasarkan hal tersebut CV.Syams Teknologi
membuat sebuah aplikasi berbasis website yang berisi tentang
3
informasi pengarsipan surat (surat masuk dan surat keluar)dan
mengirim surat ke pihak lain. Atas dasar tersebut mendorong
penulis membuat sebuah penelitian dengan judul “Rancang
Bangun Website Pengarsipan Surat Menggunakan
Codeigniter”. Dengan dibangunnya website tersebut
diharapkan mampu membantu mempermudah dalam
pengiriman surat (surat keluar) dan pengarsipan surat (surat
keluar dan surat masuk).