Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
Ketenagakerjaan merupakan badan hukum publik yang bertugas
melindungi seluruh pekerja melalui 4 program jaminan sosial
ketenagakerjaan: jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian,
jaminan hari tua dan jaminan pensiun.
BPJS Ketenagakerjaan memiliki banyak kantor wilayah
dan kantor cabang diseluruh Indonesia dan salah satunya BPJS
Ketenagakerjaan Cabang Pekanbaru Kota yang berada di bawah
Kantor Wilayah Sumbarriau. BPJS Ketenagakerjaan Cabang
Pekanbaru Kota memiliki beberapa bidang seperti Pelayanan,
Keuangan, Pemasaran, Umum, dan TI. Sebagian besar kegiatan
pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Pekanbaru Kota masih
menggunakan sistem manual. Seperti halnya sekretaris dalam
melakukan kegiatan pengelolaan data surat masuk dan surat keluar,
pendistribusian disposisi serta agenda lainnya. Dalam melakukan tugasnya sekretaris mengalami beberapa kesulitan. Pertama,
sekretaris melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar
barang masih menggunakan program Microsoft Excel. Hal ini
dinilai tidak efisien dikarenakan data surat hanya dapat diakses
secara offline melalui persetujuan sekretaris. Kedua, banyaknya
dokumen fisik yang mengakibatkan tingginya resiko terjadi
kehilangan serta banyaknya salinan yang harus dikirim ke setiap
bagian yang membutuhkan. Ketiga, staff bidang membutuhkan
waktu yang lama dalam mendapatkan nomor surat keluar karena
harus mendatangi meja sekretaris untuk mendapatkan nomor
tersebut. Permasalahan lainnya adalah membutuhkan waktu yang
lama dalam pendistribusian disposisi ke bagian yang mempunyai
wewenang dalam memberikan keputusan sehingga hal tersebut

menjadi tidak efektif karena melakukan proses yang berulang-
ulang.
Dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan suatu
sistem yang dapat membantu dalam melakukan kegiatan surat
menyurat pada sekretaris yaitu dibuatnya sebuah Sistem Informasi
Manajemen Arsip Surat Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
(BPJS) Ketenagakerjaan Cabang Pekanbaru Kota.