Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang makin canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan teknologi disektor pemerintah dan swasta Untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah perusahaan/organisasi arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat- tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip.
BPJS Ketenagakerjaan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan) merupakan program publik yang memberikan perlindungan bagi tenaga kerja untuk mengatasi risiko sosial ekonomi tertentu dan penyelenggaraannya menggunakan mekanisme asuransi sosial. Dalam melaksanakan kegiatannya, BPJS Ketenagakejaan Cabang Pekanbaru Kota banyak menggunakan berkas-berkas seperti surat menyurat diberbagai bidang sehingga memperlambat kegiatan sekretaris dalam surat menyurat. Selama ini BPJS Ketenagakerjaan sudah menerapkan pengarsipan, akan tetapi pengarsipannya masih bersifat manual. Adapun permasalahannya yaitu pengambilan nomor surat di setiap bidang dan menginformasikan isi disposisi masih melalui email. Pada sistem ini ada pembagian kerja, yang membangun pada bagian sekretaris yaitu Isra Noviolin dan pada bagian staf bidang yaitu Ega Handayani Putri.
Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya maka didapatkan solusi yaitu merancang Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Pekanbaru Kota Berbasis Website. Sistem ini melibatkan dua aktor yaitu sekretaris dan staf bidang dan setiap aktor memiliki wewenang dalam melaksanakan tugasnya. Terdapat beberapa fitur dalam sistem manajemen arsip surat yaitu fitur pengolahan data surat masuk dan surat keluar, fitur untuk mendapatkan nomor surat keluar dan fitur untuk pengelolaan disposisi.
Dari penjelasan tersebut maka dibuatlah laporan kerja praktik ini dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Pekanbaru Kota” untuk dapat membantu sekretaris dalam menyelesaikan pekerjaan surat menyurat di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Pekanbaru Kota.