Pada struktur organisasi pada PT. Pertamina (Persero) Refinery Unit II Sungai Pakning, terdapat sub bidang Pengembangan Information Technology (IT) yang bertugas untuk mengelola segala aktivitas yang terkait dengan Information Technology di perusahan. Adapun malasah yang muncul pada kantor induk ini yaitu pada proses pencatatan surat masuk, surat keluar dan surat izin jalan pegawai masih menggunakan sistem pembukuan untuk setiap pencatatannya. Oleh sebab itu, akan memungkinkan munculnya kesalahan dalam pencatatan surat, bahkan bisa jadi tidak adanya laporan pencatatan, sehingga sistem pembukuan pada kantor induk ini bisa dikatakan masih belum sempurna.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka dibuatlah sebuah Perancangan Sistem Pencatatan Surat Masuk, Surat Keluar dan Surat Izin Jalan Pada Kantor Induk. Surat masuk, surat keluar dan surat izin jalan pada kantor induk ini dapat dicatat lebih terstruktur