Pada Bidang Pembinaan terdapat sekretaris yang membantu transaksi surat masuk dan surat keluar, pencatatan dan penyampaian disposisi, agenda dan lainnya. Dalam melakukan kegiatan tersebut Kejaksaan Tinggi Riau mengalami beberapa kesulitan. Pertama, semua kegiatan membutuhkan waktu yang lama karena pengolahan surat masuk dan keluar di Kejaksaan Tinggi Riau masih menggunakan Ms. Excel dan belum tersistematisasi, dan hasil pengolahan data menjadi tidak akurat karena terjadinya human error. Selain itu, saat akan melakukan transaksi surat keluar, staff bidang mengalami kesulitan dalam mengambil nomor surat keluar karena staf yang bersangkutan harus datang ke meja sekretaris untuk mendapatkan nomor surat keluar. Permasalahan kedua yaitu, banyaknya aliran dokumen fisik yang kemungkinan besar bisa menyebabkan terjadinya kehilangan serta, banyak salinan dokumen yang harus dibuat untuk setiap bagian yang membutuhkan. Permasalahan lainnya adalah disposisi yang sudah diserahkan masih didistribusikan melalui email ke bagian yang mempunyai otoritas dalam memberikan keputusan sesuai yang tertera dalam lembar disposisi, sehingga adanya proses-proses yang tidak efektif karena dilakukan secara berulang dan banyak menghabiskan waktu.
Solusi untuk mengatasi permasalahan yang diuraikan sebelumnya adalah dengan membangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat Kejaksaan Tinggi Riau Berbasis Website. Sistem ini menyediakan fitur pengolahan data surat masuk dan surat keluar sehingga setiap role yang terlibat dalam pengolahan data hanya perlu menginputkan data yang diperlukan. Selanjutnya, sistem ini menyediakan fitur nomor urut untuk surat keluar sehingga setiap role yang terlibat dapat mengambil nomor surat keluar dengan berurutan. Selain itu, sistem ini juga menyediakan fitur untuk mengelola disposisi sehingga sekretaris dapat mendistribusikan hasil disposisi ke bagian yang mempunyai otoritas dalam memberikan keputusan.