Proses pengelolaan data kegiatan dan anggaran lembaga kemahasiswaan masih bersifat manual dan memiliki beberapa kekurangan untuk mengontrol kegiatan mahasiswa yang ada di Politeknik Caltex Riau. Kekurangan yang sering terjadi adalah pengawasan terhadap kegiatan yang telah terlaksana, belum terlaksana, hingga pergantian suatu kegiatan yang telah ditetapkan atau dianggarkan pendanaannya. Solusi yang dapat dilakukan terkait hal ini adalah melakukan konfirmasi kembali ke pihak terkait, sedangkan jika hal ini di komputerisasi dapat lebih memudahkan proses monitoring dan evaluasi, karena pihak terkait dapat melihat kegiatan Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa ke sistem bagaimana perkembangan pelaksanaan kegiatan beserta anggaran masing-masing lembaga tersebut. Hasil penelitian ini tersedia dalam bentuk program website yang mempermudah kinerja Kabag. Kemahasiswaan, pembina lembaga, dan organisasi mahasiswa dalam memanajamen kegiatan mahasiswa yang ada di Politeknik Caltex Riau. Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan menggunakan black box, didapatkan hasil bahwa sistem sudah 100% berhasil di bangun sesuai yang diharapkan. Selanjutnya berdasarkan hasil pengujian Usability Testing yang dilakukan melalui Google Form terhadap 30 responden, didapatkan sekitar 81,47 pengguna setuju bahwa sistem dapat menjadi solusi untuk membantu memonitoring dan evaluasi kegiatan mahasiswa.