Bawaslu Kota Pekanbaru dalam melakukan beberapa kegiatan, masih menggunakan proses yang manual, salah satunya adalah proses penyimpanan surat dan pencarian surat masih dengan cara yang manual. Dengan menggunakan proses secara manual terdapat beberapa kendala, seperti pencarian surat memakan waktu yang lama dan memungkinkan keadaan surat yang rusak. Karena surat yang ada di Bawaslu Kota Pekanbaru itu sangat banyak, sehingga jika dilakukan pencarian surat akan memakan waktu yang lama, maka bisa terjadi pelambatan proses kerja dan jika surat dalam keadaan rusak maka surat tersebut tidak bisa digunakan untuk proses kerja.
Berdasarkan masalah yang dijabarkan di atas, maka diperlukan sebuah sistem untuk mengelola proses penyimpanan dan pencarian surat dengan data yang berjumlah besar. Dengan adanya sistem ini dapat membantu pencarian surat dalam waktu yang singkat dan juga dapat menyimpan surat dalam bentuk digital sehingga kerusakan surat tidak terjadi lagi. Diharapkan dengan adanya sistem ini dapat membantu proses kerja dari pegawai Bawaslu Kota Pekanbaru kedepannya.